協議書・契約書・示談書等の必要性(紛争の予防・証拠としての効用)【福岡の行政書士による無料相談】

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協議書・契約書・示談書等の必要性

協議書・契約書・示談書

協議書・契約書・示談書等の必要性

契約や合意は、本来申込みと承諾の内容が合致すれば、口約束でもそれだけで有効に成立し、協議書や契約書などの書面を作成しなくても契約の効力には影響ありません。

しかし、後日、取引の相手方との間で言い分に食い違いが生じたり、取引の相手方が約束を守ってくれないときには口約束だけでは不安です。

そのような場合に契約書を作成しておくと、

  • 契約の成立や内容が明確になり、無用な紛争を未然に予防することができ(紛争の予防
  • 万一紛争が生じた場合でも、裁判を利用する際の有力な証拠となる(証拠としての効用

といったメリットがありますので、口約束だけの場合の不安を解消することができます。そこで、この契約書作成のメリットである紛争の予防証拠としての効用についてみていきます。

紛争の予防

特に金銭の消費貸借(お金の貸し借り)・不動産の賃貸借・商品売買などの取引においては、契約の成立に至るまでに、内容や条件について様々な交渉が行われるのが通常ですから、口約束だけでは、本当に契約が成立したのか、あるいはいつ契約が成立したのかはっきりしないこともあります。

また、契約内容が複雑なもの、1回きりの取引ではなく反復継続して行われるもの、契約が成立してから実行されるまでに長期間を要するものもありますから、口約束では、そもそも契約内容に思い違いがあったり、時間の経過とともに記憶違いが生ずることもあります。

たとえば、AがBに1個100円の商品を10個売る約束をしたとします。しかしながら、Bにこの商品を納入しようとしたところ、Bから「すでにCから同じ商品を仕入れたのでもう必要ない」または「やっぱり1個あたり80円なら買ってもよい」などと言われたとします。

このような場合、口約束だけでは、AB間での「言った、言わない」の紛争となってしまいますが、契約書があれば、Aは容易に、元の約束通りにBに対して商品の引き取りや代金全額の請求をすることが可能となります。

このような紛争は相手方の悪意によって生ずることもありますが、いずれにしても契約書を作成しておけば、契約の成立やその内容が明確となり、契約成立後に相手方が一方的に取引を撤回したり、その内容を変更するというようなことはできなくなります。

そこで、取引の成立や内容を明確にして、後日の紛争を予防するために契約書の作成が必要となるのです。

証拠としての効用

取引は有効に成立したけれども、相手方が約束を守らず、任意に債務を履行してくれない(例:貸したお金を返してくれない)場合には、強制執行という手続により自分の債権(例:貸付金)を回収する必要が出てきます。

強制執行の手続きをとるには、その根拠となる書類(債務名義)が必要となります。その典型例が確定判決で、これを得るには、裁判所に訴訟を提起して勝訴しなければなりません。

そのためには、裁判で、自分の言い分を証拠によって裏付けることが必要ですが、相手方がこちらの言い分を争うときは、契約書のような客観的な証拠がないと、「言った、言わない」の争いとなってしまい、結局、その言い分を通すことが困難となります。

逆に、契約書があれば、それを証拠として裁判所に提出することによって、自分の言い分を容易に証明することができるのです。

例えば、先ほどの例で、AがBに対して代金請求の訴訟を提起したとします。その際にBが1個当たり80円の約束であったと主張しても、1個当たり100円と明記された契約書があれば、Aはそれだけで簡単に立証することができ、代金全額の支払請求が認めれれることになります。

このように、契約書を作成しておくと、相手方が債務を履行しないために裁判になったときに、自らの言い分を立証するための最も有力な証拠となるのです。

ちなみに、金銭などの支払いに関する契約を公正証書にして定めておくと、公正証書も確定判決と同じく債務名義であるため、訴訟を提起することなく、強制執行をすることが可能となります(公正証書の執行力)。相手方が金銭の支払いなどの約束を守ってくれない場合の債権の回収がさらに容易になりますので、契約書を作成する際には、私製証書のみならず、公正証書により作成することを強くおすすめします(売買契約等の取引のみならず、離婚などの際の合意書を取り交わす場合も同様です)。

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